Boğaz Park AVM, İstanbul'un kuzey yakasında faaliyet gösteren orta ölçekli bir alışveriş merkezi. 140 kiracısı, 3 kişilik operasyon ekibi ve her ay tekrarlayan aynı sorun: kira tahsilatı, aging takibi ve teminat mektubu yönetimi tamamen manuel.
Mali yönetici her hafta ortalama 8 saatini Excel raporlarını güncelleyerek ve gecikme e-postalarını tek tek yazarak, 5 saatini ise teminat mektubu kontrolüne harcıyordu — toplamda haftada 13 saat saf operasyonel yük.
Kim ne kadar borçlu, kaç gün geçmiş — bu sorunun cevabı ancak haftada bir güncellenen bir Excel dosyasında vardı. Hafta ortasında kararlar alınması gerektiğinde veri ya eksikti ya güncelliğini yitirmişti.
Mali yönetici her ay geciken kiracılar için tek tek e-posta yazıyordu. 140 kiracıda bu işlem haftada ortalama 6 saat alıyordu. Bazı e-postalar unutuluyor, bazıları geç gönderiliyordu.
Kiracıların teminat mektupları fiziksel klasörde saklanıyordu. Kimin mektubu ne zaman bitecek, tutan güncel mi — bu sorulara cevap bulmak her seferinde fiziksel tarama gerektiriyordu.
Kira artışlarıyla birlikte teminat tutarlarının da güncellenmesi gerekiyordu. Ama bu kontrol yapılmadığı için bazı kiracıların mektupları 2-3 yıl önceki kira bedeliyle duruyor, asıl kira değerinin çok altında kalıyordu.
Fubflow'un aging takip modülü kurulumun ardından mevcut kiracı ve tahsilat verisini Excel'den alarak sisteme aktardı. Artık her sabah otomatik güncellenen bir aging tablosu mevcut — 0-30 gün, 30-60 gün, 60+ gün kategorilerinde, kiracı bazında.
Otomatik bildirim sistemi üç aşamada çalışıyor: vade 3 gün kala bilgilendirme, vade günü hatırlatma, vade 2 gün geçince gecikme bildirimi. Her mesaj kiracıya özel, borç tutarı ve vade tarihi ile otomatik doluyor.
140 kiracının tüm teminat mektupları sisteme aktarıldı — banka, tutar, başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve mevcut kira bedeli. Sistem her mektup için iki bağımsız kontrol yapıyor: vade yaklaşıyor mu ve tutar güncel kira bedeliyle uyumlu mu?
Vade 60, 30 ve 15 gün kala otomatik uyarı gönderiliyor. Tutar uyumsuzluğu tespit edildiğinde ise güncelleme talebi otomatik oluşturuluyor. Mali yönetici her sabah sisteme girdiğinde gün içinde aksiyon alması gereken mektupları listelenmiş buluyor.
30 dakikalık ücretsiz demo'da sizin verinizle nasıl çalıştığını gösteriyoruz.
Taahhüt yok, teknik ekip gerekmez.